Análisis de Incidencias
Cómo interpretar y resolver las incidencias de los envíos.
Introducción
En Jipink, nuestra prioridad es garantizar la entrega puntual y confiable de tus productos a tus clientes. Sin embargo, en ciertas ocasiones, factores externos pueden afectar la operación normal y causar retrasos imprevistos en la entrega. Queremos mantenerte informado sobre estas situaciones para que puedas brindar a tus clientes la mejor experiencia posible.
Causa "Destinatario ausente"
El repartidor no pudo completar la entrega debido a que no se encontró a nadie en el lugar de entrega en el momento programado.
¿Qué acciones pueden tomarse?
- Programar una nueva entrega para un un nuevo día y horario.
- Contactar al destinatario para acordar una entrega en un lugar alternativo, como una oficina o vecino de confianza.
- Solicitar al destinatario que proporcione un rango horario de entrega más preciso para evitar problemas futuros.
Causa "Reprogramado"
La entrega fue reprogramada a petición del comprador, ya sea debido a un cambio de horario o dirección. Esta causa puede surgir cuando el comprador solicita un nuevo horario de entrega después de que se haya realizado el intento inicial.
¿Qué acciones pueden tomarse?
- Aguardar hasta la próxima visita.
Causa "Domicilio laboral"
El destinatario o lugar de entrega solo está disponible durante el horario laboral. Si la visita se intenta fuera de estos horarios, el repartidor puede encontrar cerrado el lugar y no concretar la entrega.
¿Qué acciones pueden tomarse?
- Coordinar con el destinatario la entrega en horarios fuera del horario laboral, si es posible.
- Brindar opciones de entrega en días no laborables, como fines de semana.
- Informar claramente al cliente sobre los horarios de entrega disponibles y las limitaciones relacionadas con el horario laboral.
Causa "Domicilio incorrecto"
La dirección proporcionada por el cliente o vendedor contiene errores o es incorrecta, lo que impide que el repartidor encuentre el lugar de entrega. Esto puede incluir información faltante, números de calle incorrectos o problemas de geolocalización.
¿Qué acciones pueden tomarse?
- Verificar y validar las direcciones ingresadas por los clientes antes de programar la entrega.
- Proporcionar un formulario de ingreso de dirección claro y preciso para evitar errores de escritura.
- Implementar sistemas de verificación de direcciones para corregir automáticamente las direcciones incorrectas o incompletas.
Causa "Problema con vehículo"
El repartidor experimentó algún problema o siniestro con el vehículo utilizado para la entrega, lo que impidió que se completara en el tiempo previsto. Esto puede incluir averías mecánicas, accidentes u otros inconvenientes relacionados con el transporte. Nuestros transportistas realizan regularmente el mantenimiento de los vehículos de entrega para minimizar las posibilidades de averías.
¿Qué acciones pueden tomarse?
- Al ser un imprevisto de fuerza mayor, contener al cliente y aguardar hasta la próxima visita.
Causa "No responde"
El repartidor intentó ponerse en contacto telefónico con el destinatario para coordinar la entrega, pero no recibió respuesta o el número de contacto proporcionado resultó ser incorrecto. Esto puede dificultar la coordinación y realización de la entrega exitosa.
¿Qué acciones pueden tomarse?
- Verificar y confirmar los números de contacto proporcionados por los clientes durante el proceso de compra.
- Establecer una política clara de verificación de números de teléfono para asegurar que sean válidos y estén actualizados.
- Enviar mensajes de texto o correos electrónicos al destinatario como una alternativa de comunicación en caso de no obtener respuesta telefónica.
Causa "Cancelado"
La entrega fue cancelada por alguna razón, ya sea a solicitud del comprador o debido a circunstancias imprevistas. Puede deberse a cambios en los planes del comprador, cancelación del pedido o cualquier otro motivo que impida la continuación de la entrega. Al cancelarse el envío, los paquetes que hayan sido colectados pasarán al flujo de devoluciones, para así retornar al depósito del vendedor.
¿Qué acciones pueden tomarse?
- Cancelar los envíos con antelación para evitar que salgan a distibución innecesariamente.
Causa "Rechazado"
El comprador rechazó la entrega en el momento de la visita. Puede ser que el comprador haya cambiado de opinión, no desee aceptar el paquete o haya surgido alguna discrepancia con respecto al producto o servicio. Al rechazarse el envío, los paquetes que hayan sido colectados pasarán al flujo de devoluciones, para así retornar al depósito del vendedor.
¿Qué acciones pueden tomarse?
- Cancelar los envíos con antelación para evitar que salgan a distibución innecesariamente.
Causa "Area inaccesible"
El lugar de entrega se encuentra en una zona que es difícil de acceder para el repartidor, como áreas rurales, zonas peligrosas o lugares con restricciones de acceso. Esto puede dificultar o impedir la entrega exitosa del paquete.
¿Qué acciones pueden tomarse?
- Realizar una verificación previa de las zonas de entrega para identificar áreas inaccesibles o con restricciones.
- Trabajar en colaboración con el cliente para encontrar una ubicación alternativa cercana para la entrega en caso de que el lugar original sea inaccesible.
- Proporcionar indicaciones detalladas y precisas para facilitar la ubicación del lugar de entrega en áreas complejas o poco conocidas.
Causa "Tamaño excedido"
El tamaño o peso del paquete excede las limitaciones establecidas para su entrega. Esto puede implicar que el repartidor no pueda manipular el paquete de manera segura o que no pueda transportarlo en el vehículo asignado.
¿Qué acciones pueden tomarse?
- Configurar correctamente las dimensiones y pesos de los productos dentro de la tienda.
- Establecer claramente las restricciones de tamaño y peso durante el proceso de compra para que los clientes estén informados.
- Capacitar al personal de entrega para identificar y gestionar adecuadamente los paquetes que exceden las limitaciones establecidas.
Causa "Extraviado"
El paquete se ha perdido durante el proceso de entrega. Esto puede ocurrir debido a errores en la manipulación, problemas en el sistema de seguimiento o cualquier otra circunstancia que haya llevado a la pérdida del paquete.
¿Qué acciones pueden tomarse?
- Solicitar el reintento y enviar la reposición del paquete, etiquetándolo con el mismo código de envío.
- Solicitar la cancelación del envío si no se quiere enviar la reposición.
Causa "Robado"
El paquete fue robado antes o durante el proceso de entrega. Esto puede suceder debido a la falta de seguridad en el área de entrega, robos o cualquier otro acto delictivo que haya resultado en la sustracción del paquete.
¿Qué acciones pueden tomarse?
- Solicitar el reintento y enviar la reposición del paquete, etiquetándolo con el mismo código de envío.
- Solicitar la cancelación del envío si no se quiere enviar la reposición.
Causa "Duplicado"
Se ha detectado que existe un duplicado del paquete en el sistema de seguimiento, lo que genera confusión en el proceso de entrega. Esto puede ocurrir debido a errores en el sistema del vendedor o duplicación accidental por error humano.
¿Qué acciones pueden tomarse?
- Revisar y corregir los procesos internos de gestión de inventario y etiquetado para evitar la generación de duplicados.
- Implementar sistemas de verificación de inventario en tiempo real para identificar y resolver rápidamente casos de duplicados.
- Mejorar la comunicación interna entre los departamentos de inventario y logística para evitar confusiones y duplicidades.
Causa "Paquete dañado"
El paquete ha sufrido daños durante el transporte o manipulación, lo que impide su entrega en condiciones adecuadas. Esto puede afectar la integridad del contenido y requerir acciones adicionales, como devolución, reemplazo o reparación.
¿Qué acciones pueden tomarse?
- Asegurarse de que los paquetes estén correctamente embalados y protegidos antes del transporte.
Causa "Cerrado por vacaciones"
El lugar de entrega se encuentra cerrado debido a periodos de vacaciones o cierre temporal. Esto impide que el repartidor pueda entregar el paquete y requerirá coordinar una nueva fecha de entrega.
¿Qué acciones pueden tomarse?
- Comunicar claramente las fechas de cierre o vacaciones a los clientes durante el proceso de compra.
- Ofrecer opciones de entrega anticipada o posterior a las fechas de cierre para evitar problemas de entrega.
Causa "Producto incorrecto"
El contenido del paquete no coincide con lo esperado por el destinatario. Puede haber errores en la selección, empaquetado o etiquetado de los productos, lo que resulta en una discrepancia entre lo entregado y lo solicitado por el comprador.
¿Qué acciones pueden tomarse?
- Mejorar los controles de calidad durante el proceso de embalaje y etiquetado para garantizar que los productos enviados sean correctos.
Causa "No visitado"
El repartidor experimentó algún problema no contemplado dentro de las causas enumeradas anteriormente, lo que impidió que se completara en el tiempo previsto. Esto puede incluir condiciones de tráfico congestionado, cortes de calle o desvíos, incidentes en la vía pública, condiciones climáticas extremas, congestión en puntos de acceso, o cualquier otro evento imprevisto que genera demoras en su ruta y le imposibilita visitar el domicilio.
¿Qué acciones pueden tomarse?
- Al ser un imprevisto de fuerza mayor, contener al cliente y aguardar hasta la próxima visita.